3. CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN

QUESOS REVIQUES ha habilitado canales internos de información que permiten a los socios, administradores, empleados, proveedores y otros terceros que determine la ley informar sobre cualquier conducta, todo ello sin perjuicio de que puedan dirigir sus denuncias o informaciones a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) o a cualquier otra institución, órgano u organismo competente.

Los Canales internos de información constituyen el cauce preferente para informar sobre conductas contrarias a la normativa.

Las comunicaciones a través de los Canales internos de información pueden realizarse de forma anónima, deberán atender a criterios de veracidad y proporcionalidad, no pudiendo ser utilizados con fines distintos de aquellos que persigan el cumplimiento de la normativa y presentarse por escrito o verbalmente y se tramitarán de conformidad con el Procedimiento del Sistema interno de información.

La Sociedad se compromete a no adoptar represalias, contra cualquier persona que hubiera comunicado alguna Conducta, a través de los Canales internos de información salvo que la denuncia o información fuese falsa, se hubiere obtenido de manera ilícita, o esa persona hubiese actuado de mala fe.

4. GESTIÓN DE SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

El responsable de la gestión del sistema es el Comité de Cumplimiento, formado por las siguientes personas:

• Representante legal de la empresa
• Director Adjunto
• Responsable de Recursos Humanos

El Comité de Cumplimiento delegará en uno de sus miembros las facultades de gestión del Sistema interno de información y de tramitación de expedientes de investigación.

En todo caso, se evitará posibles situaciones de conflicto de interés en la designación de los miembros del Comité de Cumplimiento.

A continuación se expone el procedimiento establecido en la Sociedad, para la comunicación, tramitación, investigación, y en su caso, la comunicación a las autoridades competentes para la aplicación de sanciones ante actuaciones que por acción u omisión supongan la posible comisión de un acto delictivo, la vulneración de normativa interna y normativa externa, y/o que genere riesgos de cumplimiento o de comisión de delitos en la organización, así como la protección de las personas denunciantes, dando cumplimiento a la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

4.1. FORMAS DE LA COMUNICACIÓN

El procedimiento interno podrá iniciarse como consecuencia de:

• Denuncia de forma escrita al responsable del Sistema interno de Información, en este caso al Comité de Cumplimiento, mediante correo electrónico dirigido a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
• A través de correo postal, a la siguiente dirección: C/ COMANDANTE ÁLVAREZ RAIGADA, N.º 38, P I CAMPO AVIACIÓN I, 49530, CORESES, ZAMORA.
• De forma verbal a cualquiera de sus miembros. En este caso, se advertirá al informante de que la comunicación será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos de acuerdo a lo que establece el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
• A solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial, que deberá celebrarse dentro del plazo máximo de siete (7) días.

Las comunicaciones verbales, incluidas las realizadas a través de reunión presencial, deberán documentarse mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.

Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo a la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.

Cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a miembros del personal no responsable de su tratamiento, se garantizará la confidencialidad, y se advertirá al receptor de la comunicación de que deberá remitirla inmediatamente al Responsable del Sistema, informándole de la tipificación como infracción muy grave, en caso de su quebranto.

El acceso a los datos personales contenidos en el Sistema interno de información quedará limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente a:

• El Responsable del Sistema Interno de Información y a quien lo gestione directamente.
• El responsable de recursos humanos o el órgano competente debidamente designado, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador.
• El responsable de los servicios jurídicos de la entidad u organismo, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.
• El delegado de protección de datos.

En todos los casos, a quienes realicen la comunicación a través de canales internos se les informará, de forma clara y accesible, sobre los canales externos de información y denuncia ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.

En todo caso se informará de la posibilidad de acudir a la Autoridad Independiente de Protección del Informante, con sede en Calle Luis Cabrera, 9, 28002 Madrid, mediante correo postal, o a través de correo electrónico a la cuenta de correo: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Asimismo se informará de la posibilidad de dirigirse a otros canales externos específicos, cuya información puede obtenerse accediendo a la web con el siguiente enlace: https://www.proteccioninformante.gob.es/informacion-sobre-otros-canales-externos-de-informacion.

4.2. TRATAMIENTO DE DENUNCIAS

El cómputo del plazo para dar respuesta a las actuaciones de investigación comenzará con la recepción de las denuncias a través de cualquiera de los buzones establecidos con toda la documentación de la que se disponga y que sirva de soporte justificativo de la misma. Todas las comunicaciones recibidas de forma escrita, verbal o con reunión presencial serán tratadas de manera confidencial y, en su caso, se garantizará el anonimato cuando sea posible.

Las comunicaciones recibidas por cada uno de los buzones serán comunicadas al responsable del Sistema. Una vez que el Responsable del Sistema Interno de Información reciba una denuncia, sea cual sea su forma, ésta quedará registrada de forma escrita, y se procederá al inmediato análisis y comprobación de la existencia de alguna actuación que pudiera ser o fuera un incumplimiento.

El Responsable del Sistema Interno de Información podrá solicitar a la persona denunciante y/o personas implicadas alguna manifestación o concreción adicional. Esta circunstancia pospondrá la fecha de cómputo global del plazo.

Tras efectuar dicho análisis y comprobación procederá a:

• Admitir la denuncia presentada y abrir expediente.
• Inadmitir la denuncia por no apreciar actuación que encaje en los incumplimientos descritos o los mismos carezcan de rigor y/u objetividad.
• Reevaluar el incumplimiento con base en los hechos o comportamientos descritos y calificarla adecuadamente para su correcta tramitación.

Admitida la denuncia presentada o derivada de una reevaluación del incumplimiento el Responsable del Sistema Interno de Información determinará, en función de la materia, cuál es el órgano que debe realizar el procedimiento de investigación y conclusiones del hecho, transfiriendo a la mayor brevedad la comunicación y documentación a:

• Comité de Cumplimiento, en todos los casos.
• Responsable de protección de datos encargado de las denuncias relativas a la normativa de protección de datos.
• Recursos Humanos, para temas de infracciones de la normativa laboral.
• Comisión de Igualdad, cuando los hechos denunciados puedan constituir cualquier clase de discriminación.
• Comisión instructora, cuando los hechos denunciados puedan constituir actos de acoso sexual o acoso por razón de sexo.

4.3. AUDIENCIA DEL INTERESADO

Alcanzadas las conclusiones en relación con los hechos denunciados se dará audiencia al interesado a fin de que pueda formular el trámite de alegaciones en el plazo improrrogable de 3 días naturales.

En el supuesto de que la denuncia afecte a la normativa laboral se dará simultáneamente trámite de audiencia a la representación legal de las personas trabajadoras si la hubiese.

Si de las conclusiones obtenidas se detectase riesgo de incurrir en nuevos incumplimientos o situaciones gravosas o de riesgo para las personas o las instalaciones, podrá comunicarse esta circunstancia a Dirección a efectos de adopción de medidas provisionales.

4.4. INVESTIGACIÓN

La investigación se hará atendiendo a criterios de rapidez, confidencialidad, presunción de inocencia y derecho al honor de las personas afectadas.

Asimismo los diferentes órganos y personas que participen en el proceso de investigación deberán cumplir los principios de imparcialidad, conocimiento en la materia.

El plazo máximo de tramitación del procedimiento será 30 días naturales desde la recepción de la comunicación por parte del Responsable del Sistema, pudiéndose prorrogar por periodos de un mes en el supuesto de estimarlo así necesario por motivos de la investigación.

La investigación correrá a cargo del delegado por el Comité de Cumplimiento, pudiendo auxiliarse en todo caso, de cualquiera de sus miembros.

La persona designada para el trámite e investigación levantará como mínimo un Acta a la apertura del expediente y una al cierre de este.

Asimismo, solicitará información a terceras partes si fuera necesaria ampliar la información o la aportación de documentos adicionales que clarifiquen la denuncia.

La persona afectada por la denuncia tendrá derecho a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída en cualquier momento.

Una vez realizadas las actuaciones tendentes al esclarecimiento de los hechos comunicados, dará cuenta al Comité de Cumplimiento el cual finalizará el procedimiento investigador mediante la emisión formal de conclusiones y comunicándola a DIRECCIÓN.

Si el documento de conclusiones incluye una propuesta de sanción emitido por el Responsable del Sistema interno de Información y deberá contener los oportunos razonamientos de la decisión propuesta y podrá dar lugar a alguna de las siguientes actuaciones:

• Abrir expediente disciplinario contra la persona infractora al amparo del convenio colectivo que le fuera de aplicación, de concluirse que ha ejecutado una conducta que podría ser constitutiva de infracción laboral.
• Adoptar medidas correctoras para prevenir que los hechos o conductas puedan volver a ejecutarse en el seno de la Sociedad.
• Comunicar los hechos o conductas a las autoridades judiciales o administrativas correspondientes.
• Verificar que no se ha ejecutado conducta alguna que genere un riesgo de imputación para la Sociedad o para cualquiera de sus miembros.

Si del resultado de la investigación se determinase la existencia de hechos que pudieran revestir caracteres de un delito, se notificará a DIRECCIÓN, quien presentará la oportuna denuncia penal o dará conocimiento a la Fiscalía u Organismo correspondiente y asimismo se comunicará al Comité de empresa en caso caso cuando afecten a la plantilla a los efectos de su conocimiento, con independencia de la participación de este en el curso de la tramitación del expediente. Asimismo, se adoptarán las medidas correctivas, si ello fuera posible para prevenir nuevas situaciones de incumplimiento

4.5. RESOLUCIÓN

Cumplido el trámite, o vencido el plazo, en cualquier caso, se procederá a la adopción de la decisión definitiva por la Sociedad y notificación a las partes interesadas.

La resolución definitiva incluirá:

• Exposición de los hechos
• Valoración de las alegaciones y de las pruebas practicadas.
• Persona o personas responsables.
• Infracción o infracciones penales o administrativas presuntamente cometidas.
• Comunicación a los organismos competentes de la presunta infracción cometida, si fuera penal o administrativa.
• Inicio de expediente disciplinario, si se tratara de infracciones laborales cometidas por trabajadores.

5. PROCEDIMIENTO SANCIONADOR

En la Sociedad la potestad disciplinaria en cuanto al régimen de infracciones o faltas y las correlativas sanciones viene regulada por lo establecido en el Estatuto de los Trabajadores y el convenio Estatal de Industrias Lácteas y sus Derivados.

Ninguna persona trabajadora de la Sociedad podrá ser objeto de la aplicación del procedimiento disciplinario o de otras medidas de represalia por comunicar/denunciar hechos o conductas que puedan ser constitutivas de delito o que vulneren normativa interna y externa, siempre que dicha persona actúe bajo la creencia racional de que son ciertos.

En caso de confirmarse que alguna persona de la organización ha formulado comunicación falsa, podrá ser objeto de procedimiento disciplinario conforme a la normativa que resulte de aplicación, sin perjuicio de cualesquiera otras responsabilidades, incluso penales, en que pudiera haber incurrido.

El procedimiento sancionador se tramitará por DIRECCIÓN o DELEGADO DE RECURSOS HUMANOS, de acuerdo con la tipificación de las faltas y sanciones previstas en el Convenio Colectivo de Industrias Lácteas y sus Derivados y del Estatuto de los Trabajadores.

En todo caso se garantizará el derecho de audiencia del trabajador, permitiéndose la formulación de alegaciones con carácter previo a la decisión empresarial.

En el caso de que el Convenio aplicable regule la tramitación de dicho expediente disciplinario, se seguirán las normas y plazos previstos en el mismo.

Una vez finalizado el procedimiento se cerrará el expediente, quedando archivado en el directorio del Comité de Cumplimiento.

6. REGISTRO

Todas las denuncias recibidas por el Responsable del Sistema Interno de Información se registrarán correlativamente y quedarán debidamente archivadas. Será obligatorio conservar todos aquellos documentos que puedan servir de soporte de la conducta o hechos objeto de la comunicación durante el periodo de tiempo en que se mantenga el riesgo de incidencia con efectos penales o exista obligación legal de conservación de dichos documentos.

En particular, se conservarán especialmente, para su eventual uso en toda investigación o análisis en caso de iniciarse una investigación por un órgano administrativo, judicial, Ministerio Fiscal, Defensor del Pueblo, Tribunal de Cuentas u organismo análogo o con funciones investigadoras, los documentos o registros que acrediten adecuadamente:

1. Las conductas de riesgo presuntamente detectadas.
2. Los intervinientes.
3. Los Informes de Conclusiones emitidos por el Responsable del Sistema o Comité de Cumplimiento
4. Las comunicaciones generadas.
5. La totalidad de informes internos y externos emitidos, correos electrónicos, etc.
6. Las actas del Responsable del Sistema y del Consejo Rector en las que se recoja información relacionada con incidencias comunicadas o detectadas.

Los documentos se almacenarán en plataformas, soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, confidencialidad, integridad, la correcta lectura de los datos, su no manipulación y su adecuada conservación y localización. Y ello, sin perjuicio de que también puedan ser almacenados en soporte papel.

Todos los datos correlativos a un expediente se conservarán por el tiempo imprescindible para que las infracciones puedan ser sancionadas por la empresa o por los organismos competentes.